Uz e-račun do lakšeg poslovanja!
Objavljeno 19. lipnja 2024.
U današnjem poslovnom okruženju digitalne ekonomije poslovne transakcije odvijaju se digitalno i u realnom vremenu zahvaljujući e-računu koji smanjuje troškove, povećava točnost i produktivnost, ubrzava fakturiranje i plaćanje te pozitivno utječe na okoliš.
Za razliku od papirnatog računa, e-račun za izdavatelje podrazumijeva manje administrativne troškove - bez poštarine, tiska i skladištenja dokumentacije. Ovakvim jeftinijim, bržim, sigurnijim i jednostavnijim slanjem računa postiže se bolja raspodjela resursa i veća produktivnost. Jedan od benefita izdavanja e-računa je i brža komunikacija između dobavljača i kupca. Prednosti za primatelje očituju se u bržem primanju i obradi računa, štednji vremena i materijala, bržem plaćanju te povećanoj efikasnosti upravljanja računima. Primateljima su također olakšani pristup i korištenje računa zbog čega mogu brže i jednostavnije provoditi revizije računa.
Što je e-račun?
Elektronički račun može se opisati kao suvremeni oblik računa koji ne zahtijeva fizički ispis kako bi bio pravovaljan, već se izdaje digitalnim putem – što znači da je njegovo slanje i zaprimanje moguće digitalnim putem. Riječ je o jednostavnijem računu, u usporedbi s dosadašnjim oblicima kreiranja i slanja računa putem pošte, koji su zahtijevali brojne korake prije nego što bi račun došao u ruke klijenta. 29. srpnja 2011. objavljene su izmjene u Pravilniku o PDV-u kojima je elektronički račun u potpunosti izjednačen s računom na papiru. Prema hrvatskim propisima, elektronički račun trenutno moraju izdavati obveznici javne nabave dok će uskoro postati obvezno za sve.
e-račun je dokument koji je po svom sadržaju istovjetan papirnatom računu, a izdaje se i zaprima u strukturiranom elektroničkom obliku (XML) koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. Za izdavanje e-računa potrebno je imati ovlašteni softver ili web aplikaciju koja omogućuje izdavanje online e-računa. Module za kreiranje e-računa u većini slučajeva vrlo je lako personalizirati i kreirati prema vlastitim potrebama te ne zahtijevaju mnogo - potreban je pristup internetu i softver. U sklopu većine sustava, elektronički računi se mogu arhivirati te je moguć izvoz računa u Wordu ili PDF formatu.
Proces registracije na servis
Servis Fina e-Račun koriste poslovni subjekti za razmjenu s drugim poslovnim subjektima i s obveznicima javne nabave. Moguće je kreirati, potpisivati i slati e-račune pojedinačno kroz web aplikaciju Fina e-Račun ili automatskom razmjenom putem web servisa, odnosno izravno iz računovodstvenog programa korisnika. Na servis se moguće registrirati popunjavanjem pristupnice za e-Račun (https://tinyurl.com/5n8c8ejn) koja se predaje u najbližu poslovnicu FINA-e. Da bi se postalo korisnikom e-Računa potrebno je imati Finine digitalne certifikate, a vrsta certifikata ovisi o modelu razmjene računa.
Za razmjenu računa putem portalske aplikacije pojedinačno ili uvozom podataka putem datoteke potrebno je imati digitalne certifikate na FINA e-kartici ili CoBranding kartici/tokenu banke s kojom FINA ima ugovor o poslovnoj suradnji.
Za razmjenu računa putem web servisa potrebno je imati aplikacijski certifikat za potpisivanje te poslužiteljski certifikat (SSL) za uspostavu sigurne veze.
Detaljnije informacije o načinu registracije na servis Fina e-Račun za oba modela razmjene (web aplikacija, web servis) možete pronaći ovdje.
Obveza izdavanja računa
Poduzetnici su dužni izdavati račune te voditi poslovne knjige i evidencije radi oporezivanja prema propisima kojima se uređuje pojedina vrsta poreza. Račun je za potrebe oporezivanja svaka isprava kojom se obračunavaju isporuke, bez obzira na to u kojem obliku i pod kojim nazivom je izdana.
Skenirani računi
Računi izrađeni u elektroničkom obliku pomoću, primjerice, računovodstvenog softvera ili softvera za obradu riječi, poslani i zaprimljeni na papiru, ne smatraju se e-računima. Međutim, računi izrađeni na papiru, skenirani, poslani i zaprimljeni elektroničkom poštom mogu se smatrati računima u elektroničkom obliku, ako zadovoljavaju tri uvjeta.
Poduzetnik mora osigurati:
1. vjerodostojnost podrijetla,
2. cjelovitost sadržaja i
3. čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa, neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku.
Navedena pravila moraju osigurati i dobavljač i kupac. Navedeno se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga.
1. Vjerodostojnost
Vjerodostojnost podrijetla znači osiguranje identiteta izdavatelja (isporučitelja) računa. Isporučitelj mora moći potvrditi da je stvarno izdao račune ili da su oni izdani u njegovo ime, a kupac mora potvrditi da je primljeni račun od isporučitelja ili izdavatelja. Osiguranje vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja može se ostvariti, na primjer, pomoću naprednog elektroničkog potpisa ili elektroničke razmjene podataka (EDI) ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa s isporukama dobara i usluga. Navedeni primjeri ne ograničavaju primjenu drugih tehnologija ili procedura, ako oni ispunjavaju uvjete za osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti računa.
2. Cjelovitost sadržaja
Cjelovitost sadržaja znači da sadržaj računa nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu računa. Porezni i računovodstveni propisi propisuju dužinu čuvanja /arhiviranja računa i prema njima to razdoblje iznosi 11 godina. Nepromjenjivost sadržaja računa (cjelovitost sadržaja) ne odnosi se na format računa u elektroničkom obliku. Ako sadržaj računa nije izmijenjen, format sadržaja može se konvertirati u druge oblike.
3. Čitljivost računa
Čitljivost računa znači da je račun takav da ga se može pročitati te mora takav i ostati sve do kraja razdoblja za pohranu računa. Račun mora biti izrađen tako da su svi podaci o PDV-u iskazani na računu jasno čitljivi, na papiru ili na ekranu. Kod računa u elektroničkom obliku ovaj će se uvjet smatrati ispunjenim ako se račun može, na zahtjev, predočiti u razumnom roku i bez odlaganja i nakon postupka konverzije u obliku pogodnom za čitanje, na ekranu ili ispisan na papiru. Kako bi se do kraja razdoblja za pohranu računa osigurala čitljivost treba biti dostupan primjeren i pouzdan program za prikaz formata računa u elektroničkom obliku.
Način izdavanja elektroničkih računa
Račun se smatra izdanim kada isporučitelj, treća osoba u ime isporučitelja ili kupac za račune koje sam izdaje, učini račun dostupnim tako da ga kupac može primiti. U slučaju računa u elektroničkom obliku račun se prenosi izravno kupcu putem elektroničke pošte, ili sigurne veze, ili neizravno putem jednog ili više pružatelja usluga, ili je učinjen dostupnim i kupac mu može pristupiti preko web-portala ili na neki drugi način. Odgovore na dodatna pitanja potražite na: https://tinyurl.com/35pnre3b
Koristi za pošiljatelja e-računa:
- niži troškovi kod izdavanja e-računa
- ušteda kod ispisivanja računa, poštarine i troška materijala
- poboljšanje odnosa između klijenata
- automatsko zaprimanje obavijesti o primitku e-računa
- brza i sigurna dostava računa
- sigurna arhiva e-računa
- mogućnost brzog pretraživanja poslanih e-računa
Koristi za primatelja e-računa:
- ušteda vremena zbog brže obrade
- brže slanje povratne informacije pošiljatelju o zaprimanju e-računa
- sigurna arhiva e-računa
- brzo i sigurno zaprimanje te mogućnost brzog pretraživanja primljenih e-računa
